MENYUSUN NOTULEN RAPAT
Notulen Artinya catatan laporan pendek tentang apa-apa yang akan dibicarakan atau diputuskan dalam rapat.
NOtulen harus ditulis dengan teliti benar dan jelas sebab merupakan sumber informasi sekaligus dokumen otentik .
Selama rapat berlangsung penulis notulen perlu memperhatikan hal-hal dibawah ini :
- Memusatkan perhatian kepada setiap pembicaraan
- Mencatat setiap pembicaraan secara cermat termasuk kesimpulan dan keputusannya.
- Pembicaraan hendaknya dikelompokkan secara teratur agar memudahkan menyusun aturan laporan.
- Bila semua pembicaraan telah selesai diteliti kembali , beberapa pembicaraan yang sama dapat disatukan kemudian dibuat susunan yang lebih sistematis barulah dibuat laporannya.
Notulen yang lengkap berisikan biasanya hal-hal dibawah ini walaupun susunannya bias bervariasi. Antara lain:
- Jenis Rapat (Rapat Rutin , tahunan,, Luar biasa atau jenis lain)
- Hari dan Tanggal diselenggarakan Rapat
- Tempat
- Waktu Dimulai dan Berakhirnya Rapat
- Nama dan jabatan Pimpinan Rapat
- Daftar Hadir peserta
- Ikhtisar Pembicaraan
- Pembicara I
- Pembicara II
- Asul atau perbaikan
- Keputusan
- Tanggal berapa akan diadakan rapat berikutnya